John Hunter z Rady Evropy jde cloudovou cestou ke správě dokumentů

John Hunter z Rady Evropy jde cloudovou cestou ke správě dokumentů

John Hunter, CIO Rady Evropy, je velmi hrdý na IT profesi za svou práci během pandemie a za organizaci, pro kterou pracuje.

Demonstrace hodnoty IT je skutečně jednou z mála výhod, které je připraven identifikovat z pandemie Covid-19. “Není to tak moc vzhůru nohama,” říká. “Ale to pomohlo IT oddělení ukázat podnikání, jak nesmírně důležité je to, co děláme.” A také nám to pomohlo prosadit naši IT strategii. Jedním z velkých úspěchů bylo, že se firma přes noc změnila na každého, kdo pracuje z domova. “

A Hunter je hrdý na to, že pracuje pro Radu Evropy.

Rada byla založena v roce 1949 a zahrnuje 47 členských států, z nichž 28 je členy Evropské unie. Propaguje lidská práva, demokracii a právní stát prostřednictvím mezinárodních úmluv a vydává doporučení prostřednictvím nezávislých odborných monitorovacích orgánů. Mezi jeho hlavní orgány patří Výbor ministrů, Parlamentní shromáždění, Evropský soud pro lidská práva, komisař pro lidská práva a Kongres místních a regionálních orgánů.

Pro správu a ukládání svého bohatství dokumentů rada využívala veřejné složky Microsoftu, sdílené disky a SharePoint.

Hunter líčí, jak to vytvořilo problémy se zabezpečením a dodržováním předpisů, když se dokumenty ukládaly do devíti různých úložišť. Pro zaměstnance bylo také nesmírně obtížné zjistit, kde se nacházejí konečné verze dokumentů.

Říká, že se stalo jejich cílem „uložit všechny pracovní dokumenty do jediného DMS, který lze sdílet [document management system] které lze přímo spravovat z hlediska bezpečnosti, přístupu a struktury složek různými odděleními v organizaci “a dodává:„ Mít centrální DMS pro ukládání dokumentů znamená, že budeme schopni přijmout společné pracovní metody a osvědčené postupy. “

„Mít centrální DMS pro ukládání dokumentů znamená, že budeme schopni přijmout společné pracovní metody a osvědčené postupy“

John Hunter, Rada Evropy

Od března 2020 používá organizace cloudový DMS NetDocuments k umožnění vzdáleného objevování, přístupu a sdílení dokumentů z kanceláří ve více než 23 zemích a více než 6 000 externích uživatelů. V plánu je mít všechny uživatele v systému do června 2021.

Společnost NetDocuments migrovala do nového systému až 40 milionů dokumentů. V rámci tohoto procesu pomohla radě přesunout data mimo Velkou Británii a do nového datového centra v Německu.

Hunter říká: „Brexit znamenal, že naše data budou uložena ve Velké Británii, a tedy mimo EU, a my jsme se trochu znepokojili otázkami ochrany údajů.

“NetDocuments urychlily proces zavádění.” [the system] z jejich německého datacentra. Čekali jsme šest měsíců, než se to rozběhlo, ale myslím, že jsme se v té době rozhodli správně. Pro mě jako ředitele IT jsem měl trochu obavy, že by britská vláda možná změnila jejich ochranu údajů [regime]„a právě jsme cítili, že je mnohem bezpečnější ukládat naše data sem [in the EU], po nějaké právní radě. “

Demokracie, lidská práva, právní stát

Hlavním přínosem Rady Evropy jsou její znalosti a odborné znalosti v oblasti demokracie, lidských práv a právního státu v jejích členských státech, říká Hunter.

“Je to složitá organizace.” My máme ředitelství a spousta dílčích entit. Například existuje CPT, výbor pro prevenci mučení a ponižujícího zacházení. A mohou kdykoli navštívit jakoukoli osobu v kterémkoli ze 47 členských států a zkontrolovat ji. Máme spoustu dalších monitorovacích mechanismů, například GRETA, který se týká opatření proti obchodování s lidmi.

“Je to velmi multikulturní a multifunkční organizace.” Máme 47 různých národností. Máme Rusy, Iry, Brity, Francouze, Poláky, Ukrajince, Ázerbájdžánce atd.

“Řekl bych, že lidská práva a vláda zákona jsou v naší společnosti nesmírně důležité, zvláště po Donaldovi Trumpovi.” Je třeba postavit spoustu mostů, na světě se děje spousta špatných věcí. “

Mezi hlavní pracovní procesy Rady Evropy patří tvorba dokumentů, správa e-mailů a spolupráce s interními i externími stranami. Na konci tohoto procesu je vytvořen finální dokument – zpráva, doporučení, studie nebo úsudek. Dokumenty jsou ze své podstaty vysoce citlivé a obsahují důležité informace o lidskoprávních tématech. Musí k nim mít také vzdálený přístup z kanceláří ve více než 23 zemích a více než 6 000 externích uživatelů.

Rada ke správě a ukládání dokumentů používala veřejné složky Microsoftu, sdílené disky a SharePoint, což vedlo k tomu, že dokumenty byly ukládány do devíti různých úložišť, která představovala problémy se zabezpečením a dodržováním předpisů. Také některé polní kanceláře rady nebyly přímo připojeny k hlavním úložištím organizace, což znamenalo, že soubory byly ukládány na místní servery.

To mělo za následek nedostatečnou kontrolu verzí, což zaměstnancům ztížilo hledání a určení, kde byla umístěna finální verze dokumentu. Díky několika různorodým dokumentačním systémům bylo také velmi obtížné zajistit infrastrukturním a bezpečnostním týmům organizace úplné a komplexní zálohování dat.

Poslední tři kandidáti na Huntera a jeho tým byli iManage, edocs a NetDocuments. „Vybrali jsme si NetDocuments, protože jsme cítili, že pro nás mají nejpokročilejší plán z hlediska jejich současných technologií,“ říká. “Byli jsme ale velmi opatrní, abychom zajistili, že do výběru byli zapojeni naši uživatelé, protože při implementaci IT systémů je celý aspekt řízení změn tak zásadní.” Je to zatraceně zásadní. “

Strávili nejméně rok zkoumáním volby technologie a dostali dodavatele do užšího výběru, aby je představili „více než 60“ uživatelům i IT týmu. Poté u potenciálních dodavatelů pokračovali do fáze ověřování koncepce. “Bylo to těžké rozhodnutí,” říká Hunter.

“Když jsem přišel do rady, představil jsem myšlenku důkazu koncepce.” Nemůžete se rozhodnout, dokud systém skutečně nevyzkoušíte. Musíte také mluvit s ostatními zákazníky. V minulosti jsem oslovil zákazníky, kteří řekli: „nedotýkejte se toho“. Na papíře by to mohlo vypadat dobře, ale dokud to nevyzkoušíte s uživateli a neprodáte jim, je to tak. “

Hunterův tým vybral Tikit jako implementačního partnera projektu. „Úroveň odbornosti a podpory, kterou prokázaly společnosti NetDocuments a Tikit, během výběrového řízení skutečně vynikla,“ říká. “Na produktové úrovni bylo dědictví NetDocuments v cloudu a zabezpečení velmi přesvědčivé.”

Tikit prý úzce spolupracoval s NetDocuments na fázované implementaci, která umožní migraci 35–40 milionů dokumentů do nového cloudového DMS, což zahrnuje bolest hlavy při mapování velkého množství nestrukturovaných dat.

V první fázi implementace byly NetDocuments zavedeny pro 1400 uživatelů zahrnujících osm hlavních správních celků, například parlamentní shromáždění, generální ředitelství I a generální ředitelství II.

A to se stalo během pandemie. Tikit upravil svůj pravidelný školicí program „chůze po podlaze“ tak, aby poskytoval odbornou virtuální podporu týmu pro správu změn v IT oddělení Rady Evropy. IT oddělení rady poskytlo své uživatelské základně také rozsáhlé řízení změn, podporu a pravidelnou komunikaci.

„Po rozsáhlém testování jsme úspěšně nasadili NetDocuments na více než 1 500 za výjimečných okolností, kdy 90% zaměstnanců pracovalo na dálku z důvodu krize s koronaviry,“ říká Hunter.

„NetDocuments zajistí, že každý dokument, který spravujeme, ukládáme a sdílíme, je plně chráněn a zabezpečen. Platforma se stane jedním z hlavních pilířů našeho IT systému, který pomůže zvýšit produktivitu a v konečném důsledku přispěje k cíli posílení lidských práv v celé Evropě. “

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.